KSeF w JST – od sekretariatu po kierownika
20 październik 2025
Czas trwania: 9:30-13:30 – ONLINE
Szkolenie dedykowane jednostkom organizacyjnym JST
Wejście do KSeF:
- kto powinien zainicjować działania związane z wdrożeniem KSeF?
- kto jest uprawniony do działania w KSeFie? Komu nadać uprawnienia?
- modele nadawania i funkcjonowania uprawnień KSeF, zakaz upoważnień pisemnych od wejścia w życie KSeF,
- jak rozumieć pierwotne uprawnienie w KSeF?
- jak czytać pierwotne uprawnienia?
- jak nadać uprawnienia dla wybranych pracowników?
- czy instytucja musi składać zawiadomienie ZAW-FA?
- czy dla instytucji przewidziano specjalny model uprawnień do KSEF?
- jak realizować uprawnienia bezpośrednie i pośrednie w instytucji?
- identyfikatory wewnętrzne dla działów, referatów w instytucjach,
- generowanie identyfikatorów wewnętrznych
- tokeny
- kody QR jako nowy obowiązek związany z fakturowaniem
1. Uprawnienia i autoryzacja:
- określenie rodzaju i poziomu uprawnień:
▪ uprawnienia pierwotne,
▪ bezpośrednie i pośrednie, - w jaki sposób nadawane jest pierwotne uprawnienie w KSEF dla podatnika nie będącego osobą fizyczną?
- uprawnienia pierwotne a dalsze uprawnienia, jak je nadać, jak zarządzać, jak przypisać rolę administratora,
- konieczne złożenie NIP2, wersja demo i wersja demo w środowisku przedprodukcyjnym,
- czy trzeba ponownie składać NIP2 w zakresie pierwotnych uprawnień?
- wykluczenia z ZAW FA,
- anulowanie upoważnień: uwaga zakaz wykorzystywania wersji pisemnych odwołań upoważnień.
Aplikacja Interfejsowa MF
-
Pierwsze kroki:
◦ rejestracja na platformie KSeF. Kiedy i kto ma się pierwszy zarejestrować/zalogować?
◦ jak instytucja będzie w 2026 r, wystawiać faktury KSeF. Skąd pobierać dane do KSeF, skoro ustawodawca likwiduje faktury papierowe wysyłane elektronicznie np. w pdfie?
◦ omówienie dwóch wariantów: instytucja działająca z API i instytucja działająca bez API,
◦ plusy i minusy wariantu API w instytucjach, w tym opcja „wprowadź fakturę” i opcja „zaczytaj fakturę xml”,
◦ KSeF z poziomu podatki.gov.pl,
◦ kiedy warto rozważyć API KSeF?
◦ czy jest możliwe wystawianie faktur ustrukturyzowanych bez API?
◦ faktury instytucji w KSeF dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej,
◦ zasady pobierania przez instytucje faktur od kontrahentów. Jak instytucja ma odszukać fakturę na KSeF skoro nie ma już faktur papierowych ani tych w pdf rozsyłanych emailem?
◦ „sesje” faktur – do czego służą, dlaczego warto je kopiować?
◦ zasady migracji dokumentów z własnego oprogramowania do KSeF i odwrotnie,
◦ elementy faktury KSeF, dane obowiązkowe i dane dodatkowe (odbiorca faktury KSeF) schema faktury KSeF i Podmiot3 jako odbiorca faktury.
-
Faktury wystawiane w KSeF. Likwidacja faktur papierowych VAT.
◦ pozycje obowiązkowe i dobrowolne na fakturach KSeF wystawianych przez i na rzecz instytucji,
◦ kiedy pozycje dobrowolne stają się obowiązkowymi?
◦ data wystawienia faktury a data wprowadzenia na KSeF. Uwaga: dwie różne daty.
◦ jaki jest termin odliczania VAT z faktur KSeF?
◦ z której faktury odliczamy VAT: czy z wewnętrznego oprogramowania czy z tej faktury z KSeF?
◦ które faktury instytucja wprowadza do JPK VAT? Te z wewnętrznego oprogramowania czy te z KSeF?
◦ ryzyko pomyłek przy datach wystawiania faktur przy użyciu KSeF,
◦ czy KSeF będzie odrzucał faktury instytucji wprowadzone do KSeF z innymi datami wystawienia niż wprowadzenia do KSeF?
◦ pozycje na fakturach KSeF – jak je wprowadzać? Tzw. „biblioteki danych” w instytucjach od 2026 r.,
◦ zmodyfikowana schema faktury KSeF, tj. Podmiot3 i jego dane jako podmiotu trzeciego (odbiorcy faktury KSeF),
◦ wyliczanie wartości faktury KSeF – od brutto do netto i od netto do brutto,
◦ stawki VAT w KSeF, czy system automatycznie weryfikuje stawki z bazy stawek VAT?
◦ korekty faktur w KSeF,
◦ likwidacja not korygujących. Brak formatu dla KSeF,
◦ opcja „samofakturowania” w KSeF,
◦ dodatkowe dokumenty do faktur KSeF z tzw. „linkiem wizualnym”,
◦ pecyfikacje do faktury: które będą w KSeF a które jedynie jako link do podglądu?
◦ kiedy i gdzie zamieszczać „link wizualny” z dodatkowymi dokumentami?
◦ dodawanie administratora i jednostek/podmiotów/osób zależnych i uprawnionych,
◦ dodawanie uprawnień dla wybranych lub wszystkich pracowników instytucji, tzw. „opiekun umowy” i generowanie identyfikatora wewnętrznego,
◦ historia wszystkich sesji w instytucji.
Praktyczne rady, wskazówki, odpowiedzi na pytania:
1. Co zrobić, gdy pojawi się sytuacja nietypowa:
- jak instytucja ma otrzymać fakturę od Taurona, PGNiG, Energa itd. skoro te podmioty nie będą mogły wystawiać faktur papierowych ani przesyłać ich elektronicznie ani zamieszczać na BOK klienta?
- jak pobrać fakturę KSeF przez instytucję w tzw. trybie anonimowym KSeF?
- jak pobrać fakturę przez instytucję z KSeF skoro duże podmioty (energetyka, gaz, telekomunikacja) są na KSeF od lutego 2026 r. a instytucje od kwietnia 2026 r.?
- zgodnie z przepisami ustawy o VAT warunkiem uznania faktury ustrukturyzowanej za wystawioną jest nadanie fakturze numeru KSeF. Czy oznacza to, że systemy księgowe instytucji muszą wstrzymać się z wprowadzaniem faktur sprzedażowych do momentu nadania numeru KSeF?
- jak powinna wyglądać korekta w instytucji, jeżeli chcemy skorygować informacje niewpływające na wartość korekty, np. data sprzedaży, FP, MPP, TP, GTU itp.?
- czy błędy formalne na fakturach instytucji będą wymagały wystawienia faktury korygującej?
- czy papierowa forma faktury lub PDF formalnie będą całkowicie zabronione?
- czy w KSeF instytucja będzie mogła również wystawiać faktury dla osób prywatnych?
- data nadania numeru KSeF to według ustawy o VAT data dostarczenia faktury do odbiorcy. Jednak kontrahent nie dał nam zgody, ale my jako wystawca chcemy korzystać z systemu. Jak to wpływa na nas jako na wystawcę faktury? Jakie ma znaczenie data wysłania i czy ma ona jakiś związek z datą wystawienia faktury (pola z nagłówka z systemu do fakturowania)
- co zrobić w sytuacji awarii KSEF?
Sesja pytań i odpowiedzi
Prowadzący:
Dr Ewelina Skwierczyńska Menadżer zespołu podatkowego obsługi sektora publicznego w dużej Spółce doradztwa podatkowego; doktor nauk prawnych w specjalizacji prawo finansowe, absolwentka dwóch fakultetów na Wydziale Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Posiada wieloletnie doświadczenie w stosowaniu polskiego i międzynarodowego prawa podatkowego. Specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących podatku od towarów i usług oraz rozliczeń podatkowych podmiotów sektora publicznego, w tym samorządowego. Autorka kilkudziesięciu publikacji z zakresu prawa podatkowego. Wykładowca akademicki (prawo podatkowe, procedura podatkowa, prawo finansowe, prawo finansów publicznych, finanse samorządowe). Nieetatowy pracownik Uniwersytetu Wrocławskiego i Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, prowadzi studia podyplomowe. Szkoleniowiec współpracujący z: DK Szkolenia, Regionalna Izba Obrachunkowa, Wektor Wiedzy, Krajowa Izba Podatkowa, Finanse Publiczne, TaxA Consulting, Vulcan, Presscom, FRW Media Group, AKK, B&K Doradztwo i wielu innych.
KOSZT SZKOLENIA: 500 zł netto – udział w 4h szkolenia, autorskie materiały szkoleniowe w formie elektronicznej, kontakt z wykładowcą po szkoleniu. Warunkiem uczestnictwa w Szkoleniu jest przesłanie formularza zgłoszenia drogą mailową na adres
!!! ZGŁOSZENIA PROSZĘ O PRZESYŁANIE DO 13.10.2025
Formularz
Wypełnienie i przesłanie formularza jest równoznaczne ze zgłoszeniem uczestnictwa w szkoleniu organizowanym przez DK Szkolenia. Prosimy o dokładne uzupełnienie wszystkich pól oraz zapoznanie się z regulaminem przed wysłaniem zgłoszenia.