KSeF w JST – od sekretariatu po kierownika
12 listopad 2025 r.
Czas trwania: 9:30-13:30 – ONLINE
Szkolenie dedykowane jednostkom organizacyjnym JST
Wejście do KSeF:
- kto powinien zainicjować działania związane z wdrożeniem KSeF?
- kto jest uprawniony do działania w KSeFie? Komu nadać uprawnienia?
- modele nadawania i funkcjonowania uprawnień KSeF, zakaz upoważnień pisemnych od wejścia w życie KSeF,
- jak rozumieć pierwotne uprawnienie w KSeF?
- jak czytać pierwotne uprawnienia?
- jak nadać uprawnienia dla wybranych pracowników?
- czy instytucja musi składać zawiadomienie ZAW-FA?
- czy dla instytucji przewidziano specjalny model uprawnień do KSEF?
- jak realizować uprawnienia bezpośrednie i pośrednie w instytucji?
- identyfikatory wewnętrzne dla działów, referatów w instytucjach,
- generowanie identyfikatorów wewnętrznych
- tokeny
- kody QR jako nowy obowiązek związany z fakturowaniem
Uprawnienia i autoryzacja:
- określenie rodzaju i poziomu uprawnień:
▪ uprawnienia pierwotne,
▪ bezpośrednie i pośrednie, - w jaki sposób nadawane jest pierwotne uprawnienie w KSEF dla podatnika nie będącego osobą fizyczną?
- uprawnienia pierwotne a dalsze uprawnienia, jak je nadać, jak zarządzać, jak przypisać rolę administratora,
- konieczne złożenie NIP2, wersja demo i wersja demo w środowisku przedprodukcyjnym,
- czy trzeba ponownie składać NIP2 w zakresie pierwotnych uprawnień?
- wykluczenia z ZAW FA,
- anulowanie upoważnień: uwaga zakaz wykorzystywania wersji pisemnych odwołań upoważnień.
Aplikacja Interfejsowa MF
Pierwsze kroki:
- rejestracja na platformie KSeF. Kiedy i kto ma się pierwszy zarejestrować/zalogować?
- jak instytucja będzie w 2026 r, wystawiać faktury KSeF. Skąd pobierać dane do KSeF, skoro ustawodawca likwiduje faktury papierowe wysyłane elektronicznie np. w pdfie?
- omówienie dwóch wariantów: instytucja działająca z API i instytucja działająca bez API,
- plusy i minusy wariantu API w instytucjach, w tym opcja „wprowadź fakturę” i opcja „zaczytaj fakturę xml”,
- KSeF z poziomu podatki.gov.pl,
- kiedy warto rozważyć API KSeF?
- czy jest możliwe wystawianie faktur ustrukturyzowanych bez API?
- faktury instytucji w KSeF dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej,
- zasady pobierania przez instytucje faktur od kontrahentów. Jak instytucja ma odszukać fakturę na KSeF skoro nie ma już faktur papierowych ani tych w pdf rozsyłanych emailem?
- „sesje” faktur – do czego służą, dlaczego warto je kopiować?
- zasady migracji dokumentów z własnego oprogramowania do KSeF i odwrotnie,
- elementy faktury KSeF, dane obowiązkowe i dane dodatkowe (odbiorca faktury KSeF) schema faktury KSeF i Podmiot3 jako odbiorca faktury.
Faktury wystawiane w KSeF. Likwidacja faktur papierowych VAT.
- pozycje obowiązkowe i dobrowolne na fakturach KSeF wystawianych przez i na rzecz instytucji,
- kiedy pozycje dobrowolne stają się obowiązkowymi?
- data wystawienia faktury a data wprowadzenia na KSeF. Uwaga: dwie różne daty.
- jaki jest termin odliczania VAT z faktur KSeF?
- z której faktury odliczamy VAT: czy z wewnętrznego oprogramowania czy z tej faktury z KSeF?
- które faktury instytucja wprowadza do JPK VAT? Te z wewnętrznego oprogramowania czy te z KSeF?
- ryzyko pomyłek przy datach wystawiania faktur przy użyciu KSeF,
- czy KSeF będzie odrzucał faktury instytucji wprowadzone do KSeF z innymi datami wystawienia niż wprowadzenia do KSeF?
- pozycje na fakturach KSeF – jak je wprowadzać? Tzw. „biblioteki danych” w instytucjach od 2026 r.,
- zmodyfikowana schema faktury KSeF, tj. Podmiot3 i jego dane jako podmiotu trzeciego (odbiorcy faktury KSeF),
- wyliczanie wartości faktury KSeF – od brutto do netto i od netto do brutto,
- stawki VAT w KSeF, czy system automatycznie weryfikuje stawki z bazy stawek VAT?
- korekty faktur w KSeF,
- likwidacja not korygujących. Brak formatu dla KSeF,
- opcja „samofakturowania” w KSeF,
- dodatkowe dokumenty do faktur KSeF z tzw. „linkiem wizualnym”,
- pecyfikacje do faktury: które będą w KSeF a które jedynie jako link do podglądu?
- kiedy i gdzie zamieszczać „link wizualny” z dodatkowymi dokumentami?
- dodawanie administratora i jednostek/podmiotów/osób zależnych i uprawnionych,
- dodawanie uprawnień dla wybranych lub wszystkich pracowników instytucji, tzw. „opiekun umowy” i generowanie identyfikatora wewnętrznego,
- historia wszystkich sesji w instytucji.
Praktyczne rady, wskazówki, odpowiedzi na pytania:
Co zrobić, gdy pojawi się sytuacja nietypowa:
- jak instytucja ma otrzymać fakturę od Taurona, PGNiG, Energa itd. skoro te podmioty nie będą mogły wystawiać faktur papierowych ani przesyłać ich elektronicznie ani zamieszczać na BOK klienta?
- jak pobrać fakturę KSeF przez instytucję w tzw. trybie anonimowym KSeF?
- jak pobrać fakturę przez instytucję z KSeF skoro duże podmioty (energetyka, gaz, telekomunikacja) są na KSeF od lutego 2026 r. a instytucje od kwietnia 2026 r.?
- zgodnie z przepisami ustawy o VAT warunkiem uznania faktury ustrukturyzowanej za wystawioną jest nadanie fakturze numeru KSeF. Czy oznacza to, że systemy księgowe instytucji muszą wstrzymać się z wprowadzaniem faktur sprzedażowych do momentu nadania numeru KSeF?
- jak powinna wyglądać korekta w instytucji, jeżeli chcemy skorygować informacje niewpływające na wartość korekty, np. data sprzedaży, FP, MPP, TP, GTU itp.?
- czy błędy formalne na fakturach instytucji będą wymagały wystawienia faktury korygującej?
- czy papierowa forma faktury lub PDF formalnie będą całkowicie zabronione?
- czy w KSeF instytucja będzie mogła również wystawiać faktury dla osób prywatnych?
- data nadania numeru KSeF to według ustawy o VAT data dostarczenia faktury do odbiorcy. Jednak kontrahent nie dał nam zgody, ale my jako wystawca chcemy korzystać z systemu. Jak to wpływa na nas jako na wystawcę faktury? Jakie ma znaczenie data wysłania i czy ma ona jakiś związek z datą wystawienia faktury (pola z nagłówka z systemu do fakturowania)
- co zrobić w sytuacji awarii KSEF? Sesja pytań i odpowiedzi
Sesja pytań i odpowiedzi
Prowadzący:
Sandra Przybylska-Pałka – doradca podatkowy (nr wpisu 14172), absolwentka Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Autorka licznych publikacji z tematyki prawa podatkowego (Grupa wydawnicza Infor, Wydawnictwo Presscom). Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z podatkiem VAT, a także wybranych aspektach podatków dochodowych – CIT i PIT.
W swojej praktyce zawodowej doradza zarówno przedsiębiorcom, jak i jednostkom sektora finansów publicznych, łącząc wiedzę teoretyczną z praktycznym podejściem do problemów podatkowych.
Na co dzień związana z jedną z dynamicznie rozwijających się kancelarii doradztwa podatkowego we Wrocławiu
KOSZT SZKOLENIA: 500 zł netto – udział w 4h szkolenia, autorskie materiały szkoleniowe w formie elektronicznej, kontakt z wykładowcą po szkoleniu. Warunkiem uczestnictwa w Szkoleniu jest przesłanie formularza zgłoszenia drogą mailową na adres
ZGŁOSZENIA PROSZĘ O PRZESYŁANIE DO 05.11.2025
Formularz
Wypełnienie i przesłanie formularza jest równoznaczne ze zgłoszeniem uczestnictwa w szkoleniu organizowanym przez DK Szkolenia. Prosimy o dokładne uzupełnienie wszystkich pól oraz zapoznanie się z regulaminem przed wysłaniem zgłoszenia.